社労士タイムカードの保存期間と時効【打刻の体験談】第16回

【労働基準法シリーズ第16回】

私が工場で働いていたころ、出勤と退勤の記録は、紙のタイムカードに打刻していました。あの記録は、会社が何年残す決まりなのでしょうか。

この記事で答える問いは、「タイムカードや賃金台帳は、何年残す決まりなのか。そして、未払いの賃金は、何年さかのぼって請求できるのか」です。保存する期間と、請求できる期間は、似ているようで別の話です。この回では、その関係を整理します。

読んでわかること：

賃金台帳とタイムカードは、別の書類であること
労基法109条で保存が求められる書類と、数え始めの違い
試験で差がつきやすい「5年（当分の間3年）」の意味
保存期間と、賃金を請求できる期間の関係

なお、制度や数字は改正される場合があります。この記事は当時の情報をもとにしていますので、最新の内容は公式サイトでご確認ください。

1．賃金台帳とタイムカードは別の書類
1. 私の場合の打刻と給与明細
2．記録は何年残すのか（109条）
3．賃金を請求できる期間（115条）
4．記録がないとどうなるか
1. 私の場合：記録していないので、わからない
2. 記録の話で押さえておきたいこと
まとめ
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確認先

1．賃金台帳とタイムカードは別の書類

まず、よく混ざりやすい2つを分けておきます。

賃金台帳は、労働基準法108条で、使用者が事業場ごとに作成し、賃金を支払うたびに遅滞なく記入することが求められている書類です。作成そのものが義務になっています。

一方のタイムカードは、始業・終業の時刻を記録する手段のひとつです。労基法の条文に「タイムカードを備えよ」と書かれているわけではなく、労働時間を記録するための方法として、実務で広く使われているものです。ほかにも、パソコンの記録やICカードなどの方法があります。

つまり、賃金台帳は「作ることが義務の書類」、タイムカードは「労働時間を記録する手段のひとつ」です。ただし、賃金台帳には労働時間数なども記入することになっているため、タイムカードの記録は、賃金台帳を作るための材料にもなります。

賃金台帳に記入する事項は、労基則（労働基準法施行規則）54条に定められています。概要だけ挙げると、氏名、性別、賃金計算期間、労働日数、労働時間数、時間外・休日・深夜の労働時間数、賃金の種類ごとの額、賃金の一部を控除した場合の額、といったものです。なお、管理監督者（41条各号に該当する労働者）などは、労働時間数などの記入が不要とされています。

細かい項目は、試験対策では一度に覚えようとせず、「賃金の計算の根拠になる事項が並んでいる」とつかんでおくと整理しやすいと思います。

私の場合の打刻と給与明細

私の場合は、紙のカードに打刻していました。自分で打刻するので、タイムカードは見ていました。

給与明細は、昔のものをエクセルに転記していたので、記載内容は確実に言えます。明細には、出勤日数と、「交代時間」の記載がありました。交代時間は、早番・遅番の時間のことだと思います。一方で、労働時間と残業時間の記載は、ありませんでした。

賃金台帳については、「見せてほしい」と言った人は、私の周りにはいませんでした。話題にものぼっていません。私の推測ですが、みんな、賃金台帳という書類があること自体を知らなかったのではないかと思います。もちろん、これは確かめたわけではありません。

ここで注意したいのは、給与明細と賃金台帳は、別のものだという点です。私の手元にあった明細に労働時間の記載がなかったことと、会社の賃金台帳の中身とは、直接つながりません。会社が賃金台帳をどう作っていたかは、私にはわかりません。

なお、給与明細（支払明細書）の交付は、労基法ではなく、所得税法231条などが根拠になっています。賃金台帳の作成義務とは、別の制度です。

2．記録は何年残すのか（109条）

次に、「残す期間」です。労基法109条は、使用者に、次の書類を一定期間保存することを求めています。

労働者名簿
賃金台帳
雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類

保存年数は「5年（当分の間3年）」

保存の期間は、条文の本則では5年とされています。ただし、附則143条1項で、当分の間は「5年間」を「3年間」と読み替える扱いが置かれています。そのため、実際には当分の間3年となります。

試験では、「5年」だけを覚えていると、当分の間の3年を見落とします。「5年（当分の間3年）」の形で、ひとまとまりで覚えておくと安全です。

書類ごとに数え始めが違う

保存期間は、「いつから数えるか」が書類によって違います。これは労基則56条に定められています。条文の列挙は3つですが、数え始めでは次の5つに分かれます。

労働者名簿：労働者の死亡、退職または解雇の日から数える
賃金台帳：最後の記入をした日から数える
雇入れまたは退職に関する書類：労働者の退職または死亡の日から数える
災害補償に関する書類：災害補償を終わった日から数える
賃金その他労働関係に関する重要な書類：その完結の日から数える

ただし、賃金台帳と、賃金その他労働関係に関する重要な書類については、その記録に係る賃金の支払期日が、「最後の記入をした日」「完結の日」より遅い場合は、その支払期日から数えます（労基則56条2項）。

賃金台帳は「最後の記入をした日」から数える点が、ひとつの目印になります。賃金を支払うたびに記入していくので、数え始めは、記入のたびに先へ進んでいくイメージです。

タイムカードはどこに入るのか

では、タイムカードは、どの書類にあたるのでしょうか。タイムカードは、条文に名前が出てくる書類ではありません。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（2017年策定）は、出勤簿やタイムカード等の労働時間の記録に関する書類も、109条の「その他労働関係に関する重要な書類」に該当するとしています。

同じガイドラインは、これらの書類の保存期間の数え始めを、書類ごとに最後の記載がなされた日としています。なお、ガイドラインが策定された2017年の時点では、109条の保存期間は3年でした。いまの年数は、上に書いた109条と附則143条で確認してください。

なお、書類を残す期間と、賃金を請求できる期間は、別々に決まります。後者は次の章で整理します。

3．賃金を請求できる期間（115条）

ここからは、「請求できる期間」です。賃金などを請求できる期間は、労基法115条の時効で定められています。

賃金の時効は「5年（当分の間3年）」

賃金の請求権の時効は、2020年の法改正で、それまでの2年から延びました。115条の本則では5年とされ、ただし附則143条3項で、当分の間は、退職手当を除く賃金は3年とされています。改正の施行時期や経過措置は、厚生労働省の資料でご確認ください。

「当分の間」の3年は、経過措置として置かれているものです。今後変わる可能性があるため、最新の内容は、e-Gov法令検索や厚生労働省の資料でご確認ください。

ここでも、第2章の保存期間と同じように「5年（当分の間3年）」という形になっています。試験では、数字だけを覚えるのではなく、「本則と、当分の間の扱いの2段構え」で覚えておくと整理しやすいと思います。

年数を数え始める日（起算点）は、条文では「これを行使することができる時」とされています。賃金については、支払期日がこれにあたると解されています。毎月の賃金なら、月ごとに起算点が進んでいきます。

退職手当と年休は年数が違う

時効の年数は、請求するものによって違います。

賃金（退職手当を除く）：5年（当分の間3年）
退職手当：5年（附則143条3項）
年次有給休暇の請求権など：2年（115条後段の「災害補償その他の請求権（賃金の請求権を除く。）」。年休の請求権はここに入ると解されています）

年休は、賃金とは別の扱いで、賃金の時効が延びたあとも2年のままです。この違いは、試験で問われることがあります。

私の場合：年休の時効で、理屈と実体験が結びついた

年休の時効については、私の場合は、勉強したときに印象に残ったことがあります。

年休の時効を勉強して、有給休暇が累積的に貯まり続けていくわけではない、ということがよくわかりました。私の職場は、病欠のとき以外は、ほとんど有給を使えない雰囲気でした。使えなければ有給は溜まっていくはずですが、2年で時効にかかる以上、ある一定以上にはなりません。そう気づいて、理屈と実体験が結びついたのを覚えています。

年休が取りにくかった話そのものは、第3回で書いています。ここでは、時効の勉強が、自分の経験を説明してくれた、という点だけを書いておきます。

なお、溜まる日数の上限は、付与される日数によって変わります。具体的な日数は、年ごとの付与日数の決まりとあわせて確認が必要です。

付加金の請求期間（114条）

もうひとつ、請求期間で押さえておきたいのが、付加金です。付加金は、解雇予告手当や休業手当、割増賃金、年休の賃金などの支払義務に使用者が違反したとき、裁判所が、未払いの金額と同一額の支払を命じることができる、という制度です。

付加金の請求は、違反のあったときから5年以内にしなければならないとされています（114条ただし書）。附則143条2項で、当分の間は3年とされています。

付加金は、裁判所が命じるものであり、請求すれば自動的に付くわけではありません。そのため、期限の数字とあわせて、「裁判所の命令による」という点も覚えておきたいところです。

保存期間と請求期間の関係

ここで、第2章の最後の話に戻ります。書類の保存期間（109条）と、賃金の請求期間（115条）は、別々の条文で決まるものです。

どちらも、いまは本則5年、当分の間3年という形で、年数が揃っています。ただし、これは別々の義務と権利が並んでいるだけで、保存期間が請求期間を決めるわけではありません。

整理すると、次のようになります。

保存期間：使用者が書類を残す義務の期間（109条）
請求期間：労働者が賃金を請求できる期間（115条）
付加金の請求期間：違反のあったときから、裁判所に付加金の支払を求められる期間（114条）

4．記録がないとどうなるか

最後に、記録がなかったり、不十分だったりしたときの話を、範囲を絞って書きます。

労働時間を把握することは、使用者の責務とされています。厚生労働省のガイドラインでは、始業・終業の時刻を客観的な記録で確認することが求められ、タイムカードはその例として挙げられています。ガイドラインについては、第14回でも触れています。

記録が残っていれば、賃金の計算の根拠にもなります。逆に、記録が残っていないと、あとから「何時間働いたか」を確かめることが難しくなります。請求する側にとっても、使用者にとっても、記録は大切なものだと考えられます。

私の場合：記録していないので、わからない

私の場合は、自分で働いた時間を記録していませんでした。そのため、タイムカードの打刻と、実際に働いた時間のズレの程度は、わかりません。

ですから、ここで書けるのは、「記録していないと、確かめることができない」という点までです。会社の記録が適切だったかどうかについては、私には判断する材料がありません。

記録の話で押さえておきたいこと

この章のポイントは、次の3つです。

労働時間の把握は、使用者の責務とされている
記録は、賃金の計算や、あとからの確認の土台になる
労働者の側でも、自分の働いた時間を記録しておくと、確認の助けになる場合がある

最後の点は、一般的な考え方です。実際にどう扱われるかは、個別の事情によって変わります。

まとめ

賃金台帳（108条）は作成が義務の書類で、タイムカードは労働時間を記録する手段のひとつです。別の書類として整理しておくと、混乱しにくくなります。

書類の保存期間は、109条で本則5年、当分の間3年です。数え始めは、書類によって違います。賃金の請求期間（115条）も、本則5年、当分の間3年ですが、年休は2年のままです。付加金（114条）の請求期間も、あわせて確認しておきたいところです。

私の場合は、紙のカードに打刻していて、賃金台帳は話題になりませんでした。年休の時効を勉強して、理屈と実体験が結びついたことも書きました。

ただし、実際の扱いは個別の事情によります。

確認先

※本記事は筆者個人の体験談です。試験制度や法律は変更される場合があります。最新情報は公式サイトでご確認ください。